Prüfprotokolle mit digiprüf rechtssicher und schnell erstellen ­– seit gut einem Jahr bietet der Verband diese Protokolle digital über eine App an

Die Prüfprotokolle des Verbandes der Baubranche, Umwelt- und Maschinentechnik e.V. (VDBUM) sind ein echtes Erfolgsmodell. Mehr als 300.000 Prüfungen werden jährlich damit durchgeführt. Tendenz steigend. Ob Turmdrehkran, Radlader, Rolltor, Bohrmaschine oder Monitor – Unternehmen in Deutschland sind laut Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verpflichtet, diese und viele weitere Anlagen und Geräte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu schützen.

Dies können in einer Firma schnell tausende Einzelequipments sein, die zumeist einmal jährlich einer Prüfung zu unterziehen sind. Unternehmer sind schwerlich in der Lage, all diese Prüfungen selbst durchzuführen. Sie können daher „Befähigte Personen“ mit der Ausführung beauftragen, die aufgrund ihrer Berufsausbildung, Berufserfahrung sowie aktueller beruflicher Tätigkeit über die Kenntnisse verfügen, die relevant für die Prüfung von Arbeitsmitteln sind. Da diese Kenntnisse kontinuierlich auf dem neuesten Stand sein müssen, veranstaltet die VDBUM Service GmbH Grund- und Aufbauschulungen für „Befähigte Personen“ – ein Angebot, das in der Branche sehr gut ankommt. Ein weiteres Erfolgsmodell des Verbandes sind die rund 30 verschiedenen Prüfprotokolle für alle gängigen Anlagen und Betriebsmittel.

„Wir haben Fragenkataloge erstellt, die einfach zu handhaben sind. Die einzelnen Punkte sind vorgegeben. Der Prüfer muss letztlich nur noch ankreuzen, ob das Gerät oder die Maschine funktionsfähig ist oder ob es Mängel gibt“, beschreibt VDBUM-Mitarbeiterin Christina Dick die Prüfprotokolle in Papierform. Trotz der übersichtlichen und anwenderfreundlichen Gestaltung kann es aber – zusätzlich zum Zeitaufwand für die Prüfung – durchaus zehn bis 15 Minuten in Anspruch nehmen, bis alles korrekt ausgefüllt ist und das geprüfte Gerät seine Plakette erhält. Grund dafür ist vor allem, dass die Stammdaten – Seriennummer und Inventarnummer, Betreiber, Baujahr, Datum der letzten Prüfung etc. – bei jeder Prüfung als Kopftext aufzuführen sind.

Prozess wird beschleunigt

Zur Beschleunigung dieses Prozesses und auch um die Digitalisierung voranzutreiben, hat der VDBUM gemeinsam mit dem Bremer Start-up Sharemac im Mai 2021 die App digiprüf ins Leben gerufen. Sie ist in den gängigen Stores für Android- und iOs-Geräte verfügbar. Der Hauptvorteil dieser Lösung besteht darin, dass man alle zu prüfenden Gerätschaften eines Unternehmens nur noch einmal anlegen muss. Künftig sind dann alle Maschinen des Fuhrparks übersichtlich gelistet und schnell abrufbar.

Diejenigen Punkte, die bei einem Gerät unerheblich sind, markiert man bei der Ersteingabe als „nicht relevant“. Sie sind beim nächsten Mal keine Pflichtfelder mehr und können einfach übersprungen werden. Ein Beispiel dafür ist ein nicht erforderlicher Feuerlöscher bei der Prüfung einer Leiter. Steht nun die Prüfung eines Baggers an, so wählt die „Befähigte Person“ zunächst die erforderliche Prüfungsart und anschließend allgemeine Daten wie etwa die Niederlassung direkt in der Plattform aus. Im Handumdrehen ist der zu prüfende Bagger gefunden. Danach werden die Angaben zum Zustand der Maschine durch Anklicken der Kontrollkästchen eingegeben. Der Vorgang ist nach wenigen Schritten mittels digitaler Unterschrift abgeschlossen.

„Die Ergebnisse lädt man als PDF hoch. Sie sind in Echtzeit für den freigeschalteten Personenkreis sichtbar“, erklärt Christina Dick, die beim VDBUM für die Digitalisierung der Prüfprotokolle verantwortlich ist. „Wer einen großen Maschinen- oder Fuhrpark hat, der kann mit dieser Lösung richtig Zeit sparen“, weiß die Expertin. Sie schließt ein weiteres Plus des digitalen Tools an: „Die Nutzer können die Papierflut in ihren Unternehmen eindämmen.“ Durch die papierlose Variante lassen sich Schrank- und Regalfläche einsparen, die Umwelt schonen sowie der Workflow verbessern.

Intuitiv bedienbare App

Teils nehmen Firmen die Prüfungen nicht selbst vor, etwa wenn sie Full-Service-Verträge mit Herstellern abgeschlossen haben. Auch in solchen Fällen bringt digiprüf eine enorme Zeitersparnis. „Wer für einen Kunden prüft, der muss nicht das Protokoll ausdrucken, ihn aufsuchen und seine Zweit-Unterschrift einholen, denn über die hinterlegte E-Mail-Adresse wird ihm das Protokoll automatisch zugeschickt. Sobald er den Link mit dem Prüfprotokoll öffnet, erscheint darin ein Zeitstempel, der beweist, wann er das Protokoll erhalten hat“, erläutert Christina Dick.

Damit geht sie auf einen weiteren wichtigen Punkt ein. Der Nutzer der App ist stets auf der sicheren Seite. Im Fall eines Unfalls lässt sich genau nachvollziehen, wer die betreffende Maschine wann und mit welchem Ergebnis geprüft hat und welcher Personenkreis wissentlich darüber informiert worden ist. Und auch in puncto Datensicherheit muss sich laut Christina Dick niemand Sorgen machen. „Es gibt bei digiprüf eine zentrale Verwaltung für die Geräte und Protokolle und niemand, der dafür nicht freigeschaltet ist, hat Zugriff auf Kunden- und Maschinendaten.“

Monatliche Erinnerungsfunktion

Ein äußerst praktisches Feature der App ist die Erinnerungsfunktion. Monatlich erhalten Anwender einen Bericht, der anzeigt, wann die nächste Prüfung für ein bestimmtes Gerät ansteht. Somit lässt sich der gesamte Fuhrpark digital verwalten. Das System kann über Standardschnittstellen mit allen marktgängigen Werkstatt- oder kaufmännischen Programmen verknüpft werden. Vorhandene Maschinenbestände können ohne große Probleme eingelesen werden.

digiprüf wird ständig weiterentwickelt. „Fortwährend nehmen wir weitere Gerätegattungen und –typen auf, die Kunden uns nennen. Davon profitieren alle Nutzer, da nicht jeder eine bestimmte Maschine einpflegen muss, sondern das bereits angelegte Rolltor oder den Turmdrehkran mit einem Klick übernehmen kann“, so die Digitalisierungsexpertin. Kein Wunder also, dass die App immer mehr zufriedene Anwender findet. Dass es in der Branche auch 2022 noch Akteure gibt, die den digitalen Wandel skeptisch beäugen, spornt Christina Dick an. „Die werden wir auch noch von den Vorteilen überzeugen, die digiprüf bietet. Damit die Interessenten die Einfachheit und Effektivität selbst erfahren können, bieten wir jedem eine kostenlose Probeinstallation an.“